Eine Veranstaltung zu planen, egal ob es ein runder Geburtstag, eine Hochzeit oder ein öffentliches Event werden soll. Bei mehr als 10 Gästen, kann die Planung schon einmal kompliziert werden, wenn man nicht weis, woran man alles denken muss und was zu beachten ist.
Problempotential bei der Planung und Umsetzung einer Veranstaltung
Jeder, der selbst eine Veranstaltung organisiert hat, kennt die Situation. Eventplanung ist spannend und abwechslungsreich. Schließlich gleicht kein Event dem anderen und das macht die Live-Kommunikation so interessant. Die Organisation der Veranstaltung kann jedoch schnell zur persönlichen Nervenprobe und großen Belastung werden. Der Grund dafür ist kompliziert. Schlechte Planung, falsches Timing, widersprüchliche Zeitpläne, Absage Veranstaltungsort und Veranstaltungsdienstleister, zu wenige Anmeldungen, schlechtes Wetter, krankheitsbedingte Ausfälle bei möglichem Personal, technische Probleme, zu wenig Personal. Dies sind nur einige Beispiele.
Es gibt zudem viele kalkulierbare Risiken, die sich mit professioneller Planung vermeiden lassen. Diese Faktoren werden im nächsten Kapitel ausführlich behandelt. Was bleibt, sind Faktoren, die sich nicht direkt auswirken, wie Wetter. Eines der wichtigsten Dinge hier ist, cool zu bleiben. Das ist natürlich leichter gesagt als getan. Daher sollten Variationen von Plan B, C und womöglich auch noch D möglichst frühzeitig in Betracht gezogen werden. So können Sie Ihren Plan auch dann aufrechterhalten, wenn das Unvorhergesehene passiert. Das Wichtigste ist jedoch, die Situation zu akzeptieren, sie in Ruhe zu analysieren und das Beste aus der gegebenen Situation zu machen.
Die Gästeliste
Die Gästeliste wird oft unterschätzt, birgt aber viele Fallen, wenn man sie nicht ernst nimmt. Verwenden Sie Google Formulare für Gäste, um auf Einladungen zu antworten und sie in Veranstaltungen und neue Projekte einzubinden. Wenn ein Gast auf Ihre Einladung antwortet, wird sein Name als beantwortet angezeigt. Sie können diese Liste auch als Check-in verwenden. Wenn Gäste zu Ihrer Veranstaltung kommen, markieren Sie die Aufgabe auf Ihrem Mobilgerät als anwesend.
Der richtige Zeitpunkt für die Veranstaltung
Der beste Tag dafür hängt von der Art der Veranstaltung ab. Arbeitsbezogene Veranstaltungen sollten an einem Wochentag stattfinden, aber eine Jubiläumsfeier an einem Freitagabend ist eine gute Möglichkeit, die Teilnehmer am nächsten Tag in den Schlaf zu bringen. Überprüfen Sie auch, ob alle (wichtigen) Kollegen zum gewünschten Termin da sind. Insbesondere sollte das Leitungsteam anwesend und nicht verhindert sein. Berücksichtigen Sie dies unbedingt in Ihrem Zeitplan.
Ablauf der Feier
Dann denken Sie über sinnvolle Abläufe nach. Wann immer möglich sollten Ereignisse einer Spannungskurve folgen. Es gibt also eine Einleitung, einen Höhepunkt und einen Schluss. Erstellen Sie ein Skript für das Ereignis und machen Sie es zu einem roten Faden. Dadurch baut der Veranstaltungsprozess sinnvoll aufeinander auf und die Veranstaltungsziele sind für alle Beteiligten immer klar. Durch die richtige Prozessplanung können unnötige Verzögerungen und langwierige Abschnitte im Vorfeld vermieden werden.
Wenn Sie sich diesem Stress nicht aussetzen wollen, dann sollten Sie sich nach einem Partyservice Lüdenscheid umsehen, damit Sie sich frei auf Ihrer Feier amüsieren können.
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