Wer ein großes Konzert organisieren möchte, muss viele kleine Dinge beachten und sollte die Show detailreich planen. Zunächst stellt sich die Frage, welche Art von Konzert es sein soll, danach geht es erst an die richtige Planung. Neben rechtlichen Auflagen ist auch zu klären, wie viel Budget zur Verfügung steht und welche Dienstleister engagiert werden sollen. Generell ist es sinnvoll, die Planung in drei Teile aufzuteilen: Vor, während und nach der Veranstaltung.
Vorbereitung auf die Veranstaltung
Vor der Veranstaltung sind zunächst einmal der Termin festzulegen, das Budget zu kalkulieren und geeignete Sponsoren zu finden. Wichtig ist überdies, eine passende Location und die Buchung der Band und allen notwendigen Dienstleistern. Des Weiteren sind die Aufgaben und Verantwortungen der Mitarbeitenden des Projekts festzulegen und zu verteilen. Ein gut organisiertes Sicherheitskonzept darf bei keiner Veranstaltung fehlen und selbstverständlich muss die Veranstaltung behördlich angemeldet werden. Für große Veranstaltungen ist überdies ein Security-Dienst zu beauftragen. Es müssen genügend Parkplätze zur Verfügung stehen und gegebenenfalls ist ein Parkplatzeinweiser zu beauftragen. Technik, Instrumente und Co. können in entsprechenden LKWs, PKW-Anhängern oder Transportern befördert werden. Wichtig ist überdies eine gut sichtbare Anhänger Beleuchtung, um die höchstmögliche Sicherheit zu gewährleisten.
Werbung
Um auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen, braucht es geeignetes Werbematerial, zum Beispiel Plakate und Flyer. Diese sind rechtzeitig anzubringen bzw. zu verteilen, damit die Besucher entsprechend planen können. Werbung sollte auf jeden Fall auch über Social Media und evtl. Printmedien stattfinden. Sinnvoll ist ein spezifischer Social Media-Kanal für die Veranstaltung. Mit Blogartikeln können die Besucher auch über die Anfahrt und den Ablauf des Events informiert und Unentschlossene zum Ticketkauf motiviert werden.
Der große Tag
Am Tag der Veranstaltung findet die letzte Team-Besprechung und finale Absprachen mit Bühnentechniker und sonstigen Dienstleistern statt. Stellen Sie eine ausreichende Beschilderung der Ein- und Ausgänge und Parkplätze sicher. Auch das Kassensystem und die Tickets sind vorzubereiten. Die Bühnentechnik wird getestet und zudem ist zu gewährleisten, dass die Künstler eine optimale Betreuung erhalten. Während der Veranstaltung sollten Sie Bilder und Videos machen lassen, die Sie auf Social Media teilen können.
Der Tag danach
Am Tag nach der Veranstaltung gibt es eine Nachbesprechung mit dem Team. Außerdem sind alle erforderlichen Zahlungen zu leisten und die Abrechnung zu tätigen. Bedanken Sie sich zudem auf Social Media bei allen Beteiligten und Besuchern.
